Workflow zur Kalenderplanung

Dieser Workflow automatisiert den Prozess der Terminplanung basierend auf E-Mails, die eingehende Terminanforderungen enthalten. Im Folgenden wird jeder Knoten im Workflow detailiert erläutert:

1. Gmail Trigger

• Typ: n8n-nodes-base.gmailTrigger
• Funktion: Dieser Knoten überwacht Ihr Gmail-Konto und löst eine Aktion aus, wenn eine neue, ungelesene E-Mail eintrifft.
• Einstellungen:
  • readStatus: „unread“ (ungelesen) – Nur ungelesene E-Mails werden berücksichtigt.
  • pollTimes: Überprüft E-Mails jede Minute.

2. Classify appointment

• Typ: @n8n/n8n-nodes-langchain.chainLlm
• Funktion: Entscheidet, ob die empfangene E-Mail eine Anfrage zur Terminvereinbarung enthält.
• Einstellungen:
  • prompt: Ein Textprompt, der die LLM-Modellaufforderung detailliert.

3. Is appointment request

• Typ: n8n-nodes-base.if
• Funktion: Überprüft, ob die E-Mail eine Terminanforderung enthält.
• Einstellungen:
  • conditions: Verwendet JSON-Objekte, um Bedingungen zu definieren, die erfüllt sein müssen (z. B. is_appointment = true).

4. Google Calendar

• Typ: n8n-nodes-base.googleCalendar
• Funktion: Ruft Termine aus Ihrem Google-Kalender für den festgelegten Zeitraum ab (1 Monat aus der Zukunft).
• Einstellungen:
  • operation: „getAll“ – Alle Ereignisse abrufen.
  • timeMax: Definiert das maximale Datum.
  • timeMin: Definiert das minimale Datum.

5. Filter only confirmed and with set time

• Typ: n8n-nodes-base.filter
• Funktion: Filtert nur bestätigte Termine mit festgelegten Zeiten.
• Einstellungen:
  • conditions: Bestätigte Termine, die nicht leer sind.

6. Extract start, end and name

• Typ: n8n-nodes-base.set
• Funktion: Extrahiert Startzeit, Endzeit und Name des Termins aus den gefilterten Ereignissen.
• Einstellungen:
  • values: Definiert, welche Informationen extrahiert und in den nachfolgenden Knoten weiterverwendet werden.

7. Format response

• Typ: n8n-nodes-base.itemLists
• Funktion: Formatiert die Antwort für die spätere Nutzung.
• Einstellungen:
  • aggregate: „aggregateAllItemData“ – Aggregiert alle Daten in eine einzige Antwort.

8. Stringify Response

• Typ: n8n-nodes-base.set
• Funktion: Wandelt die Antwort in einen JSON-String um.
• Einstellungen:
  • values: Definiert, wie die Daten formatiert werden sollen.

9. Agent

• Typ: @n8n/n8n-nodes-langchain.agent
• Funktion: Es handelt sich um einen virtuellen Assistenten, der basierend auf den gesammelten Informationen eine Antwort generiert.
• Einstellungen:
  • text: Der vorgegebene Text für die Antwort, einschließlich Absenderinformationen und E-Mail-Text.

10. Send Reply

• Typ: n8n-nodes-base.gmail
• Funktion: Sendet die Antwort an den ursprünglichen Absender der E-Mail.
• Einstellungen:
  • message: Die Antwort, die generiert werden soll.
  • options: Antwort nur an den Absender.

11. Mark as read

• Typ: n8n-nodes-base.gmail
• Funktion: Markiert die E-Mail nach der Bearbeitung als gelesen.
• Einstellungen:
  • messageId: Die ID der bearbeiteten Nachricht.

Ergebnis

Durch diesen Workflow wird der Prozess zur automatisierten Verwaltung von Terminanforderungen erheblich vereinfacht. Bei eingehenden E-Mails, die eine Anfrage zur Terminplanung enthalten, werden die relevanten Informationen abgerufen, analysiert und eine passende Antwort gesendet. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz bei der Terminplanung.

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