Beschreibung

Dokumente digital archivieren

Speichern Sie Ihre Dokumente sicher und strukturiert in einem zentralen Archiv.

Unterstützte Dokumenttypen:

• PDF-Dateien
• Scans
• Bilder
• Verträge
• Rechnungen
• Formulare
• Protokolle
• Korrespondenzen

Alle Dokumente bleiben jederzeit verfügbar und können einfach verwaltet werden.

OCR-Volltextsuche für maximale Effizienz

Nach dem Hochladen werden PDF- und Bilddateien automatisch per OCR (Texterkennung) verarbeitet.

Dabei erkennt das System den enthaltenen Text und erstellt einen durchsuchbaren Index.

Das bedeutet:

• Suche nach einzelnen Wörtern
• Suche nach Namen
• Suche nach Rechnungsnummern
• Suche nach Vertragsinhalten
• Suche nach beliebigen Textbestandteilen

Sie müssen nicht mehr wissen, in welchem Ordner ein Dokument gespeichert wurde. Ein einziges Suchwort genügt.

Strukturierte Organisation Ihrer Dokumente

Ordnen Sie Ihre Dokumente nach Ihren individuellen Anforderungen.

Mögliche Kategorien:

• Rechnungen
• Verträge
• Mitgliederunterlagen
• Personalakten
• Projekte
• Finanzen
• Verwaltung
• Eigene Kategorien

Dadurch entsteht eine übersichtliche und leicht verwaltbare Dokumentenstruktur.

Dokumente sicher teilen

Dokumente können unkompliziert mit Kollegen, Vereinsmitgliedern, Kunden oder externen Partnern geteilt werden.

Für jedes Dokument kann ein individueller Freigabelink erstellt werden.

Mögliche Freigabeoptionen:

• Öffentliche Freigabe per Link
• Freigabe für bestimmte Personen
• Zeitlich begrenzte Freigaben
• Automatische Deaktivierung nach Ablauf
• Freigabe für wenige Stunden oder mehrere Tage

So können Sie beispielsweise Dokumente nur für 24 Stunden zugänglich machen und anschließend automatisch sperren lassen.

Zusammenarbeit im Team

Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf das Archiv zugreifen und gemeinsam mit Dokumenten arbeiten.

Dadurch profitieren Teams von:

• zentraler Dokumentenverwaltung
• schnellerem Informationszugriff
• weniger Suchaufwand
• effizienteren Arbeitsabläufen

Funktionen im Überblick

✓ Digitales Dokumentenarchiv

✓ OCR-Texterkennung für PDF- und Bilddateien

✓ Volltextsuche über alle Dokumente

✓ Individuelle Kategorien und Ordnerstrukturen

✓ Sichere Dokumentenfreigabe per Link

✓ Zeitlich begrenzte Freigaben

✓ Gemeinsame Nutzung im Team

✓ Zentrale Verwaltung aller Dokumente

✓ Schneller Zugriff auf archivierte Unterlagen

✓ DSGVO-konforme Speicherung

Finden statt Suchen

Verabschieden Sie sich von unübersichtlichen Ordnerstrukturen und zeitaufwendiger Dokumentensuche. Mit dem digitalen Dokumentenarchiv und der integrierten OCR-Technologie finden Sie jedes Dokument innerhalb von Sekunden und teilen wichtige Unterlagen sicher mit Ihrem Team oder externen Partnern.