Workflow Übersicht
Dieser Workflow verwendet n8n, um Rechnungen automatisch zu verarbeiten, die per E-Mail gesendet werden. Die Hauptkomponenten des Workflows sind: das Abrufen von Rechnungs-E-Mails, das Hochladen von PDF-Rechnungen zur Verarbeitung, das Extrahieren von Daten mit Hilfe von maschinellem Lernen (LLM) und das Speichern der extrahierten Daten in einem Google Sheet.
Node Details
1. Receiving Invoices
Typ: Gmail Trigger
Funktion: Dieser Node beobachtet eingehende E-Mails in einem Gmail-Konto. Er filtert die E-Mails nach Absender und dem Vorhandensein von Anhängen, um nur Rechnungen zu erfassen.
Einstellungen: Die E-Mails müssen von „invoices@paypal.com“ kommen und ein Attachment besitzen.
2. Should Process Email?
Typ: IF Node
Funktion: Überprüft, ob die E-Mail eine PDF hat und ob die E-Mail nicht bereits verarbeitet wurde (kein Label „invoice synced“).
Einstellungen: MIME-Typ muss „application/pdf“ sein, und das Label wird geprüft.
3. Upload to LlamaParse
Typ: HTTP Request
Funktion: Lädt die Rechnungs-PDF zur Verarbeitung an die LlamaParse API hoch.
Einstellungen: POST-Methode, URL zur LlamaParse API, Multipart-Formulardaten mit der PDF-Datei.
4. Get Processing Status
Typ: HTTP Request
Funktion: Überprüft den Verarbeitungsstatus der hochgeladenen Rechnung.
Einstellungen: GET-Anfrage an die LlamaParse API zur Abfrage des Status.
5. Is Job Ready?
Typ: Switch Node
Funktion: Bestimmt den nächsten Schritt basierend auf dem Verarbeitungsstatus (z.B. SUCCESS, ERROR, CANCELED, PENDING).
Einstellungen: Vergleicht den Status der Verarbeitung.
6. Get Parsed Invoice Data
Typ: HTTP Request
Funktion: Ruft die verarbeiteten Rechnungsdaten von LlamaParse ab.
Einstellungen: GET-Anfrage an die API, um die Markdown-Daten zu erhalten.
7. Apply Data Extraction Rules
Typ: LLM Chain Node
Funktion: Verwendet ein KI-Modell, um die Rechnungsdaten aus den Markdown-Inhalten zu extrahieren.
Einstellungen: Das KI-Modell wird mit spezifischen Anweisungen zur Datenextraktion alimentiert.
8. Map Output
Typ: Set Node
Funktion: Bereitet die Ausgabedaten vor.
Einstellungen: Ausgabe wird für die nächsten Nodes bereitgestellt.
9. Append to Reconciliation Sheet
Typ: Google Sheets Node
Funktion: Fügt die extrahierten Rechnungsdaten in ein Google Sheet ein.
Einstellungen: Definiert das Google Sheet und die Spalten, um die Daten automatisch zu mapen.
10. Add „invoice synced“ Label
Typ: Gmail Node
Funktion: Fügt der Rechnungs-E-Mail das Label „invoice synced“ hinzu, um die Verarbeitung zu kennzeichnen.
Einstellungen: Verwendet das E-Mail Nachrichten-ID.
Ergebnis
Am Ende dieses Workflows werden alle Rechnungen, die per E-Mail empfangen werden, automatisch verarbeitet. Die Daten werden extrahiert und in einem Google Sheet gespeichert, was die Buchhaltung und das Rechnungsmanagement erheblich erleichtert.