Einführung
Dieser Workflow ist für die automatische Verarbeitung von E-Mails konzipiert. Er ermöglicht es, neue E-Mails zu überwachen, relevante Informationen zu extrahieren und diese in Notion zu speichern. Im Folgenden wird jeder Node detailliert erläutert.
Nodes im Workflow
1. Gmail Trigger
- Typ: n8n-nodes-base.gmailTrigger
- Funktion: Überwacht das Gmail-Postfach und löst den Workflow bei neuen E-Mails aus.
- Einstellungen: 1-Minuten-Intervall, filtert E-Mails aus dem Posteingang.
2. Globals
- Typ: n8n-nodes-base.set
- Funktion: Legt die Basis-IDs für „errorLabelID“ und „processedLabelID“ fest, um später im Workflow darauf zuzugreifen.
- Einstellungen: Definiert globale Variablen für Labels, die in späteren Nodes verwendet werden.
3. Filter for unprocessed mails
- Typ: n8n-nodes-base.filter
- Funktion: Filtert E-Mails, um nur unverarbeitete E-Mails zu verarbeiten.
- Einstellungen: Überprüft auf Fehlermeldungen und Markierungen, die auf eine bereits erfolgte Verarbeitung hinweisen.
4. Extract Route ID
- Typ: n8n-nodes-base.set
- Funktion: Extrahiert die Route-ID, die aus der E-Mail-Adresse abgeleitet wird, um die richtige Zuordnung in Notion zu ermöglichen.
- Einstellungen: Nutzt reguläre Ausdrücke, um die Route-ID aus der E-Mail zu extrahieren.
5. Get Route by ID
- Typ: n8n-nodes-base.airtable
- Funktion: Ruft den entsprechenden Datensatz aus Airtable basierend auf der extrahierten Route-ID ab.
- Einstellungen: Verwendet die ID aus der vorherigen Node, um die spezifische Route zu finden und weitere Informationen zu erhalten.
6. Active Routes Only
- Typ: n8n-nodes-base.filter
- Funktion: Überprüft, ob die Route aktiv ist, bevor sie fortfährt.
- Einstellungen: Stellt sicher, dass nur aktive Routen weiterverarbeitet werden.
7. Generate Actionable Task
- Typ: @n8n/n8n-nodes-langchain.agent
- Funktion: Analysiert den E-Mail-Inhalt und erstellt eine umsetzbare Aufgabe mit Titel und Beschreibung.
- Einstellungen: Nutzt ein KI-Modell, um relevante Informationen aus der E-Mail zu extrahieren.
8. Get Summary & Meta Data
- Typ: @n8n/n8n-nodes-langchain.agent
- Funktion: Erstellt eine Zusammenfassung der E-Mail sowie Metadaten wie Absender, Betreff und Datum.
- Einstellungen: Formatiert die Metadaten für die spätere Verwendung.
9. Format Notion Page Blocks
- Typ: n8n-nodes-base.code
- Funktion: Erstellt die Struktur, die an die Notion-API gesendet wird.
- Einstellungen: Kombiniert die Aufgabenbeschreibung, die Bulletpoints und die Metadaten in ein passendes Format.
10. Create Notion Page
- Typ: n8n-nodes-base.httpRequest
- Funktion: Sendet die formatierte Anfrage an die Notion-API, um eine neue Seite zu erstellen.
- Einstellungen: Setzt die entsprechenden Header und Details im JSON-Body.
11. Add Label „Processed“
- Typ: n8n-nodes-base.gmail
- Funktion: Fügt der bearbeiteten E-Mail ein Label hinzu, um Doppelverarbeitung zu vermeiden.
- Einstellungen: Verwendet die ID des „processedLabelID“.
12. Deactivate Route
- Typ: n8n-nodes-base.airtable
- Funktion: Deaktiviert die Route in Airtable, wenn ein Fehler aufgetreten ist.
- Einstellungen: Setzt den „Active“-Status auf false.
13. Error Handling Nodes
- Add Label „Error“ und Send notification:
- Diese Nodes sorgen für die Kennzeichnung von fehlerhaften E-Mails und benachrichtigen den Absender bei Problemen.
Ergebnis
Dieser Workflow automatisiert die Verarbeitung von E-Mails, indem er relevante Daten extrahiert, in Notion speichert und den Benutzer bei Fehlern benachrichtigt. Über die einzelnen Nodes wird ein reibungsloser Fluss erlebt, der die Effizienz bei der E-Mail-Verwaltung erheblich steigert.