1. Empfang von Rechnungen
Der Gmail Trigger empfängt Emails von der Adresse [email protected], die Anhänge enthalten. Der Trigger ist so konfiguriert, dass er nur Emails mit PDF-Anhängen verarbeitet, die das Label „invoice synced“ nicht haben, um doppelte Verarbeitung zu vermeiden.
2. Labels aufteilen
Der Split Out Labels Node teilt die Label-IDs der empfangenen Email auf, um die Informationen über die Labels weiterverwenden zu können.
3. Labels-Namen abrufen
Im Get Labels Names Node werden die Namen der aufgeteilten Labels abgerufen, damit sie für die Beschreibung oder Kategorisierung genutzt werden können.
4. Rechnungsdaten hochladen
Der Upload to LlamaParse Node nimmt die PDF-Rechnung und lädt sie zur Verarbeitung in den LlamaParse Cloud-Dienst hoch. Dadurch wird die Rechnung in ein maschinenlesbares Format umgewandelt.
5. Verarbeitungstatus abrufen
Mit dem Get Processing Status Node wird überprüft, ob die Rechnung erfolgreich verarbeitet wurde. Dies geschieht durch einen Aufruf an die LlamaParse API.
6. Entscheidung über den Status des Jobs
Der Is Job Ready? Node prüft den Status des Verarbeitungsjobs und leitet die Workflow-Aktion je nach Status (SUCCESS, ERROR, CANCELED) weiter.
7. Extraktion von Rechnungsdaten
Wenn der Job erfolgreich war, verwendet der Get Parsed Invoice Data Node die API, um die extrahierten Rechnungsdaten zu erhalten, die in ein Markdown-Format umgewandelt werden.
8. Datenextraktionsregeln anwenden
Der Apply Data Extraction Rules Node wendet Regeln an, um aus den erhaltenen Rechnungsdaten spezifische Informationen zu extrahieren, wie das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, den Namen des Lieferanten und vieles mehr.
9. Ausgabe mappen
Der Map Output Node strukturiert die extrahierten Daten zur Verwendung in Google Sheets.
10. An Google Sheets anhängen
Der Append to Reconciliation Sheet Node fügt die strukturierten Daten der Google Sheets Tabelle hinzu. Dies ermöglicht eine einfache Nachverfolgung und Auswertung der Rechnungen.
11. Label zur Vermeidung von Duplikaten hinzufügen
Im Add „invoice synced“ Label Node wird ein Label zu der ursprünglichen Email hinzugefügt, um anzuzeigen, dass die Rechnung erfolgreich verarbeitet wurde.
12. Ergebnisse präsentieren
Am Ende des Workflows können wir die Felder und Daten, die verarbeitet wurden, in Google Sheets einsehen, was einen effektiven Überblick über alle Rechnungen ermöglicht.
Ergebnis
Dieser Workflow bietet eine vollautomatische Lösung zur Verarbeitung von Rechnungen, die wichtige Zeit spart und Fehler reduziert. Die Verwendung von LlamaParse zusammen mit n8n ermöglicht eine präzise Datenextraktion, die in einem strukturierten Format aufbewahrt wird.
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